Wanda de Kanter

Geschreven voor Zorgtotaal op 10 mei 2013. Nu te vinden op zorgkaartnederland.nl

Werknemers in een bedrijf  krijgen regelmatig een functioneringsgesprek. Hierin wordt besproken wat goed gaat en wat beter kan. De gegevens gaan in een grote map en bepalen mede je carrièremogelijkheden. Een zzp’er merkt aan zijn opdrachten of hij het goed doet. Of hij creatief genoeg is om de markt te volgen en of zijn product goed in de markt ligt.

Kwaliteitsvisitaties

De medisch specialist werkt vaak in maatschapsverband. Hij is eigen baas en de patiënten – de klanten – komen tot op heden toch wel. Al jaren voert de vakvereniging eens in de vijf jaar kwaliteitsvisitaties uit bij de maatschappen. Een groep specialisten uit andere (deels academische) ziekenhuizen komt dan op bezoek. Voor de visitatie moet je als maatschap vele lijsten invullen, over bijvoorbeeld maatschapskwaliteiten, complicaties, aantal verrichtingen en calamiteiten. Huisartsen in de regio zetten iets op papier over patiënttevredenheid, bereikbaarheid en of de brieven van de medisch specialist op tijd komen. De visiterende club spreekt op de dag van de visitatie met het stafbestuur, de raad van bestuur, de maatschap, huisarts en artsen in opleiding tot medisch specialist (aios). Zo worden opvallende zaken, slecht of juist goed functionerende maatschappen zichtbaar gemaakt.

Jaarlijkse beoordeling

Maar het kon beter. Het was niet ongebruikelijk dat een medisch specialist twintig jaar werkte zonder ooit een individuele beoordeling te hebben gehad van de directe omgeving. Aan het aantal klachten,  complicaties, tuchtrechtzaken kon je natuurlijk wel iets afleiden.  Als je dat wilde tenminste. Maar, kwaliteit mag niet van toeval afhangen. Het werd daarom tijd voor een structureel jaarlijks beoordelingsgesprek en Individueel Functioneren Medisch Specialist (IFMS) werd landelijk gestart. Door en voor medisch specialisten.

Collega’s

Je krijgt een beoordelend collega toegewezen die daarvoor is getraind en die de evaluatie doorneemt van tien collega’s met wie je intensief samenwerkt en die je zelf hebt aangewezen. Bijvoorbeeld een maatschapsgenoot, een aios, de poli-assistente, de OK-verpleegkundige, een huisarts, de afdelingssecretaresse, een collega-chirurg, de anesthesist of juist de internist. Zij moeten allemaal minimaal drie pluspunten en drie verbeterpunten doorgeven. Deze gegevens worden geanonimiseerd samengevat door de beoordelaar. De rest wordt vernietigd.

Doorgeefluik

In het gesprek worden de zeven competenties van de medisch specialist structureel doorgenomen: de beoordelaar is slechts het doorgeefluik. De specialist moet tijdens het gesprek bijvoorbeeld aangeven wat hij zelf goed vindt in zijn communicatie. Deze zegt dat hij open is. De beoordelaar merkt op dat zijn omgeving dat ook vindt. Het is belangrijk specifiek te zijn wat ‘open’ dan eigenlijk inhoudt. Zo concreet mogelijk te verwoorden wat goed is maakt het mogelijk dit gedrag te herhalen.

Verbeterpunten

Dan komt de volgende vraag: ‘Waarin zou de specialist zichzelf kunnen verbeteren op het gebied van communicatie?’ De dokter denkt dat hij misschien ’s nachts wel wat vriendelijker zou kunnen zijn. Volgens de beoordelaar laat openheid in de nachtelijke communicatie volgens de geconsulteerde omgeving inderdaad te wensen over. De omgeving merkt ook op dat de communicatie met collega’s soepeler verloopt dan met de aios. ‘Wat denk je dat je daaraan zou kunnen doen?’, is de vraag van de beoordelaar. De arts kan vervolgens concrete verbetervoorstellen doen die worden vastgelegd in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Zo wordt elke competentie apart beoordeeld en vastgelegd in een POP, dat in een verzegelde envelop gaat.  Na een jaar wordt de envelop geopend en samen gekeken wat er van de verbetervoorstellen terecht is gekomen.

Het beste systeem

Het is noodzakelijk en verplicht dat de specialist wordt beoordeeld. Tegelijkertijd kost het veel tijd, vaak vrije tijd. Om mensen op te leiden, de voorbereiding, de gesprekken en het maken van verslagen. De vraag is of dit het beste systeem is. Hebben de beoordelaars genoeg training gehad en hebben zij genoeg tijd om aan de eisen van de prestatie-indicatoren te voldoen? Het blijven collega’s. Hoe eerlijk durven die te zijn?

1. Deze procedure wordt  niet gebruikt voor disfunctionerende specialisten. Zodra er binnen de voorbereiding wordt vastgesteld dat hier sprake van is, treedt het protocol disfunctioneren in werking.

2. Dit voorbeeld is een voorbeeld uit de Appraisal & Assessment methode.